Madde 15- Arşivlik malzemenin, birim arşivlerinde bekletilme ve saklama süreleri 1-5 yıldır. Ancak özelliği bulunan arşivlik malzeme daha uzun süre saklanabilir.
Arşivleme sistemlerinde büyüklük önemlidir. Alfabetik olarak hazırlanan dosyalar, A,Aa ya da AAa gibi geniş oranlı ve spesifik bir arşivleme düzeni oluşturur. Numaralı arşiv sistemi dosyalar hazırlanırken kolay anlaşılır olmasını sağlar. Bu sistemde aynen alfabetik sıralamada olduğu gibi yöntem izlenebilir.
Arşivleme araçları içinde dosya türlerini genel olarak poşet dosya, telli dosya, askılı dosya, karton dosya, sıkıştırmalı dosya, çıtçıtlı ve lastikli dosya şeklinde gruplandırabiliriz. Dosya türleri arasında poşet dosyalar, pek çok kesimden kullanıcı tarafından en sık kullanılan arşivleme araçlarından biridir.
Arşivleme, dosya ve belgelerin fiziki olarak muhafaza edilmesi, iç ya da dış denetimlere uyum sağlayabilmek için de oldukça önemlidir. İşinizle ilgili olarak kullanabileceğiniz çeşitli arşivleme araçları, kritik belgeleri düzenlemenize ve saklamanıza yardımcı olur.
İlgili 16 soru bulundu
Arşivleme sistemi, önemli evrakların veya belirli bir süre boyunca saklanması zorunlu olan belgelerin güvenli ve planlı bir şekilde saklanması olarak düşünülebilir.
Birim ve Kurum Arşivleri
Kurum elinde bulunan arşivlik malzeme Birim Arşivlerinde 1-5 yıl süreyle, arşiv malzemesi ise Kurum Arşivinde 10-14 yıl süreyle saklanır.
Etkili bir dosyalama sistemi basit ve kolay uygulanabilir olmalıdır. Sistemi kullanan kişiler sistemi kolayca anlayabilmeli ve rahat biçimde kullanılabilir olmalıdır. Belgelere erişim hızlı olmalıdır. Belgelere erişim sağlarken zaman kaybettirmeyen bir sistem olmalıdır.
ARŞİV TÜRLERİ Belli başlı arşiv türleri şunlardır: Devlet arşivleri, şehir arşivleri, noter arşivleri, dinî arşivler, özel arşivler, hastahane arşivleri, ekonomik arşivler, kartografik arşivler, iko- nografik arşivler, odyovizüel arşivler ve kurum arşivleridir.
Hukuk büronuzda kullanabileceğiniz belli başlı dosyalama teknikleri alfabetik , numaralı , kronolojik , karma ve alfanumerik şeklindedir. Adından da anlaşılabileceği gibi dosyalara A – Z harfleri aralığında harfsel değerler verilerek gruplandırmalar yapılır.
ARŞİV DEPOLARINDA
Klimatizasyon: Arşiv depolarında ısı 12-15 derece, nem ise % 50-60 oranında tutulmalıdır. Isıtmada kalorifer tercih edilmelidir.
Arşivde: Dosyanın incelenmek üzere tetkik hâkimine gönderilmeyi beklediği aşamayı göstermektedir.
Bu süreç dosyalama sürecinin planlanması belgelerin sınıflandırılması ve sıralanması, dosya açılası fihrist hazırlanması, dosyaların saklanması, dosyalara erişilmesi, dosyaların güncelleştirilmesi ve dosyaların imhası ya da arşivlenmesi aşamalarından oluşmaktadır.
Arşivin Önemi ve Değeri
Böylelikle arşivler, idarî işlemlerin yürütülmesinde, mali denetimin gerçekleştirilmesinde, kişisel ve kamusal hakların muhafaza edilmesinde hukuki bir delil olarak evrakın korunduğu yerler olarak kabul edilmiştir.
Bir evrakın dosyalama sürecinde takip edilmesi gereken ilk aşama, dosya içinde hangi evrakların olduğunu gösteren bir fihristleme sisteminin oluşturulmasıdır. Fihristlemede, evraklar ana başlıklarına göre ilgili dosyaya göre fihristlenir.
Bir veri tek bir yerde tutulmamalı, gerekirse tüm ortamlarda (sabit disk, bulut, kurumsal arşiv gibi) ve farklı mekanlarda (ofis, ev gibi) saklanmalıdır. Rıza formları veya hasta kayıtları gibi hassas verilere erişim kısıtlanmalıdır.
Geleneksel besin saklamada kullanılan yöntem- ler olarak haşlama, pastörizasyon, sterilizasyon, soğutma, kurutma ve konsantre etme gibi yön- temler sayılabilir. Isıl işlemle saklama yöntemi besinlerin saklan- masında en çok kullanılan yöntemlerden birisi- dir.
Teslim işlemleri ise, birim arşiv personeli tarafından yerine getirilir. Arşivlik malzeme, birim arşivine, uygunluk kontrolü yapılmış olan kayıt defterleri veya föyleri ile yapılır.
Ayıklama ve imha işlemleri Kurum arşivleri ve merkezi arşivlerde yapılır. (2) Ayıklama ve imha işlemlerinde, eski yıllara ait belgelerin ayıklanmasına öncelik verilir. (3) Saklanmasına gerek görülmeyen her türlü belgenin imhası, Ayıklama ve İmha Komisyonlarının nihai kararı ile yapılır.
Saklama Kodu; Standart dosya planı çerçevesinde oluşacak dosyaların saklanma sürelerinin belirtileceği kodlardır. Resmi Yazı; Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek veya tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı.
Benzer sorularSıkça sorulan sorular
DuyuruReklam alanı
Popüler SorularSıkça sorulan sorular
© 2009-2024 Usta Yemek Tarifleri