Dosyalama ve klasörleme araçları; insan kaynakları dosyaları, muhasebe kayıtları, banka bilgileri gibi önemli belgeleri güvenle muhafaza etmene olanak tanır. Peki, dosyalama nedir? Dosyalama işlemi, kurumların ya da bireylerin işlemleri sırasında elde ettikleri belgeleri belirli bir düzen dahilinde muhafaza etmesidir.
Dosyalama sistemi, içeriklerine doğru ve hızlı erişimin yapılabilmesi amacıyla dosyaların düzenli bir biçimde saklandığı yapıdır. Bir başka ifade ile üretilen ya da dışarıdan gelen her türlü belgeye yeniden erişebilmek amacıyla dosya ya da klasörlere belli bir sistem bütünlüğü içinde yerleştirmeyi sağlayan yapıdır.
Dosyalama, belgelerin, dosyaların veya kayıtların düzenli bir şekilde saklanması, sınıflandırılması ve yönetilmesi işlemidir. Dosyalama, belgelerin veya bilgilerin gelecekteki ihtiyaçler için kolayca erişilebilir ve düzenli tutulmasını sağlar.
BÜROLARDA DOSYALAMA İŞLEMLERİ
Dosyalar, sistemli bir biçimde tutulur ve kolay ulaşabilmek için de, kataloglanır ve indeksleri çıkarılır. Dosyalama, örgütsel faaliyetlerin yürütülmesi sırasında giden yazıların ikinci suretlerini veya kopyalarını, gelen yazıların ise asıllarını, bir düzen içinde saklama işlemidir.
Dosyalama sisteminde amaç; birbiriyle ilgili belgelerin bir arada bulunmasını, aranan belge ve dosyanın en süratli biçimde bulunup isteyene sunulmasını sağlayacak bir düzen kurmak olmalıdır.
İlgili 23 soru bulundu
bozulmadan ve istendiğinde ulaşılacak biçimde saklamak, Bürolarda evrak karmaşasını önlemek, Arşivleme hizmetleri için temel oluşturmak. Dosyalama yönetimi kurum ve kuruluşların verimini yükselterek, zaman ve iş kaybını önleyecektir.
Hukuk büronuzda kullanabileceğiniz belli başlı dosyalama teknikleri alfabetik , numaralı , kronolojik , karma ve alfanumerik şeklindedir. Adından da anlaşılabileceği gibi dosyalara A – Z harfleri aralığında harfsel değerler verilerek gruplandırmalar yapılır.
Bu süreç dosyalama sürecinin planlanması belgelerin sınıflandırılması ve sıralanması, dosya açılası fihrist hazırlanması, dosyaların saklanması, dosyalara erişilmesi, dosyaların güncelleştirilmesi ve dosyaların imhası ya da arşivlenmesi aşamalarından oluşmaktadır.
Etkili bir dosyalama sistemi basit ve kolay uygulanabilir olmalıdır. Sistemi kullanan kişiler sistemi kolayca anlayabilmeli ve rahat biçimde kullanılabilir olmalıdır. Belgelere erişim hızlı olmalıdır. Belgelere erişim sağlarken zaman kaybettirmeyen bir sistem olmalıdır.
Bilgisayarda bilgilerin kaydedildiği birimlere dosya adı verilir. • Dosya içerisindeki bilgi; resim, yazı, çizim, ses gibi her şey olabilir. Dosya Yapısı: Bir dosya ismi 3 kısımdan oluşur.
Dosyalama sistemi ve hareketleri eğitiminin tanımı, dosyalama sistemleriyle ilgili bilgilerin anlatıldığı eğitimdir. Dosyalama sistemi ve hareketleri eğitiminin genel amacı ise; gerekli ofis araçlarını kullanarak belge ve dosya hareketlerinin izlenmesi eğitimidir.
dosyalamada, konu başlıkları anlaşılır olmalı ve eksiksiz tanımlanmalı, belgelerin birden çok dosyaya konulması engellenmelidir. durumlarda farklı uygulamaları gerektiren bir sistem pek çok yanlışlığa yol açar. Kurulacak dosyalama sisteminde ana ve alt gruplar tanımlanırken, belli standartlara uyulması gerekmektedir.
Tarih Damgası, Toplu İğne, Ataş, Yapışkan, Bant, Delgeç, Zımba , Makas, Dosya Kutusu, Günlük Fiş Kutusu, Resmi Gazete Kutusu, Yarım Kapak Telli Dosya, Tam Kapak Telli Dosya, Günlük Fiş Dosyası Telli Kapaklı, Kundak Dosya, Gömlek Dosya, Resmi Gazete Gömleği, Dosya Etiketi, Dosya Kutusu Etiketi, Arama-bulma Kartı, Deste ...
► Elektronik veya dijital ofis sistemleri, kuruluşların multimedya, metin, resim, belge ve bilgilerin,belirlenen arama kriterlerine göre,güvenli olarak ve aynı görüntü kalitesinde, yıllarca saklanmasını ve hızlı bir şekilde ulaşılmasını sağlayan sistemlerdir.
Kurumların iş ve işlemleri sonucunda oluşan belgelerin, elektronik ortamda sistemli bir şekilde önceden hazırlanmış plan ve program doğrultusunda taranması, indekslenmesi ve yeniden dijital olarak dosyalanması çalışmasıdır.
Dosyalama yöntemleri; yatık dosyalama ve dikine dosyalama olmak üzere iki gruba ayrılmaktadır . Yatık Dosyalama; Zarflar veya dosyalar birbirinin üstüne konulur. dosyaların kolayca zedelenip yırtılmasına neden olur. alt kenarları çeşitli yöntemlerle desteklenmiş dosyalar kullanmaktır.
Klasik dosya sisteminin en temel özelliği dosyalar ile bu dosyaları işleyecek uygulama programlarının birbirine bağımlı olmasıdır. Klasik dosya sisteminde n tane ayrı dosya n tane ayrı program tarafından işlenmektedir. Her program rapor üretme esnasında ayrı ayrı işletim sistemi ile yüz yüze gelmektedir.
Banka hesap özetleri, insan kaynakları dosyaları, işletme gelir vergisi beyannameleri, işletme defterleri, muhasebe kayıtları, iptal edilen çekler, kurum içi ve kurum dışı yazışmalar, faturalar v.b. ileride size fayda sağlayacak her türlü belge arşivlenebilir.
Geleneksel dosyalama sistemlerinde, depolanacak veri grupları bağımsız olarak oluşturulmak zorundadır. Örneğin; kasa, satış, fatura bilgilerinin tutulması gerektiğinde bu bilgilerin ayrı dosyalarda tutulması gerekir. Bu tür dosyalarda veri, sıralı veya doğrudan erişim yöntemleriyle kullanılır.
Arşivleme sistemlerinde büyüklük önemlidir. Alfabetik olarak hazırlanan dosyalar, A,Aa ya da AAa gibi geniş oranlı ve spesifik bir arşivleme düzeni oluşturur. Numaralı arşiv sistemi dosyalar hazırlanırken kolay anlaşılır olmasını sağlar. Bu sistemde aynen alfabetik sıralamada olduğu gibi yöntem izlenebilir.
Arşivde: Dosyanın incelenmek üzere tetkik hâkimine gönderilmeyi beklediği aşamayı göstermektedir.
Rapor, form, evrak, yazışma, sözleşme, fatura, faks, film gibi kağıda basılmış her türlü bilginin tarayıcı cihazlarla taranarak sayısallaştırılması (dijitalleştirme) ve bilgisayar sistemlerine istenilen dosya formatında kaydedilmesidir.
Devlet arşivleri, şehir arşivleri, noter arşivleri, dinî arşivler, özel arşivler, hastahane arşivleri, ekonomik arşivler, kartografik arşivler, iko- nografik arşivler, odyovizüel arşivler ve kurum arşivleridir.
Benzer sorularSıkça sorulan sorular
DuyuruReklam alanı
Popüler SorularSıkça sorulan sorular
© 2009-2024 Usta Yemek Tarifleri