Dosya Planı, kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda teşekkül eden belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak üzere önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları envanteridir.
Standart Dosya Planı üç bölümden oluşmakta olup, 000-099 ve 600-999 sayısal aralığında ele alınan bölümler, kurum ve kuruluşların özellikle yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerinin görüş ve önerileri doğrultusunda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından; 100-599 sayısal aralığında ele alınan bölümler ise, ...
Standart Dosya Planı, belgelerin konuları (yapılan işe göre anlam ilişkileri) ön planda tutularak hazırlanmış olup kurumlar vaka dosyalarını sistemde (EBYS'de) ayrıca tanımlamalıdırlar. Personel özlük dosyası, dava dosyası, alım dosyası, proje dosyası vaka dosyalarına örnek gösterilebilir.
Standart dosya planlama ile arşivlerde ''tasnif, ayıklama, imha, saklama'' gibi işlemler hızlı ve kolay şekilde gerçekleştirilir. Standart dosya planı ile aynı konudaki belgelerin kamu kurum ve kuruluşlarında aynı numaralarla kodlanması sağlanır böylece kurumlarda dosyalama şekillerinde standartlaşma sağlanır.
Bu dosya planı, 2002 tarihinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü koordinesinde başlatılan "Standart Dosya Planı" projesinin sonucunda hazırlanarak, 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile uygulamaya konulmuş olup, zaman içinde kurum ve kuruluşların görüş ve önerileri doğrultusunda yenilenmesine ihtiyaç duyulmuştur.
İlgili 18 soru bulundu
STANDART DOSYA PLANI
Dosya, aynı konuyu ihtiva eden yazılar grubudur. Dosya Planı, kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda teşekkül eden belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak üzere önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları envanteridir.
çeşitli yollarla gelen ya da kurumun faaliyetleri neticesinde oluşan her türlü belgenin kaydedilmesi, işleme alınması ve işi bitince gerektiğinde tekrar başvurmak üzere belli bir düzen içinde saklanması işlemlerine DOSYALAMA denmektedir.
Dosyalama sisteminde amaç; birbiriyle ilgili belgelerin bir arada bulunmasını, aranan belge ve dosyanın en süratli biçimde bulunup isteyene sunulmasını sağlayacak bir düzen kurmak olmalıdır.
Dosyalama işlemi, kurumların ya da bireylerin işlemleri sırasında elde ettikleri belgeleri belirli bir düzen dahilinde muhafaza etmesidir. Dosyalama işlemi, işlerin yürütülmesi için önemli olan evrakların ve belgelerin planlı bir şekilde saklanmasını mümkün kılar.
Dosyalama sistemi ve hareketleri eğitiminin tanımı, dosyalama sistemleriyle ilgili bilgilerin anlatıldığı eğitimdir. Dosyalama sistemi ve hareketleri eğitiminin genel amacı ise; gerekli ofis araçlarını kullanarak belge ve dosya hareketlerinin izlenmesi eğitimidir.
Saklama Kodu; Standart dosya planı çerçevesinde oluşacak dosyaların saklanma sürelerinin belirtileceği kodlardır. Resmi Yazı; Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek veya tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı.
Etkili bir dosyalama sistemi basit ve kolay uygulanabilir olmalıdır. Sistemi kullanan kişiler sistemi kolayca anlayabilmeli ve rahat biçimde kullanılabilir olmalıdır. Belgelere erişim hızlı olmalıdır. Belgelere erişim sağlarken zaman kaybettirmeyen bir sistem olmalıdır.
Kurum elinde bulunan arşivlik malzeme Birim Arşivlerinde 1-5 yıl süreyle, arşiv malzemesi ise Kurum Arşivinde 10-14 yıl süreyle saklanır.
Kurumların iş ve işlemleri sonucunda oluşan belgelerin, elektronik ortamda sistemli bir şekilde önceden hazırlanmış plan ve program doğrultusunda taranması, indekslenmesi ve yeniden dijital olarak dosyalanması çalışmasıdır.
Dosyalama sistemlerini alfabetik dosyalama sistemi, kronolojik dosyalama sistemi, bölgesel dosyalama sistemi, numaralı dosyalama sistemi, konu esaslarına göre dosyalama sistemi, karma dosyalama sistemi ve sanal dosyalama sistemi şeklinde yedi başlık altında ele almak mümkün.
Bu süreç dosyalama sürecinin planlanması belgelerin sınıflandırılması ve sıralanması, dosya açılası fihrist hazırlanması, dosyaların saklanması, dosyalara erişilmesi, dosyaların güncelleştirilmesi ve dosyaların imhası ya da arşivlenmesi aşamalarından oluşmaktadır.
Hukuk büronuzda kullanabileceğiniz belli başlı dosyalama teknikleri alfabetik , numaralı , kronolojik , karma ve alfanumerik şeklindedir. Adından da anlaşılabileceği gibi dosyalara A – Z harfleri aralığında harfsel değerler verilerek gruplandırmalar yapılır.
Bir evrakın dosyalama sürecinde takip edilmesi gereken ilk aşama, dosya içinde hangi evrakların olduğunu gösteren bir fihristleme sisteminin oluşturulmasıdır. Fihristlemede, evraklar ana başlıklarına göre ilgili dosyaya göre fihristlenir.
Dosyalama yönetimi kurum ve kuruluşların verimini yükselterek zaman ve iş kaybını engelleyecektir. Bilgi ve belgelere kısa sürede erişim imkânı, arşivlerde belge aramak için harcadığımız zaman ve iş kaybını en az seviyeye düşürecektir.
Klasik dosya sisteminin en temel özelliği dosyalar ile bu dosyaları işleyecek uygulama programlarının birbirine bağımlı olmasıdır. Klasik dosya sisteminde n tane ayrı dosya n tane ayrı program tarafından işlenmektedir. Her program rapor üretme esnasında ayrı ayrı işletim sistemi ile yüz yüze gelmektedir.
Klasik Dosya Sistemi, bazı faaliyetler sonucunda toplanan verilerin depolanmasında kullanılan bir yapıdır. Bu sistemin temel özelliği, saklanan veriler ile bu verileri işleme alacak olan programların aynı bilgisayar üzerinde çalışmasıdır.
Tarih Damgası, Toplu İğne, Ataş, Yapışkan, Bant, Delgeç, Zımba , Makas, Dosya Kutusu, Günlük Fiş Kutusu, Resmi Gazete Kutusu, Yarım Kapak Telli Dosya, Tam Kapak Telli Dosya, Günlük Fiş Dosyası Telli Kapaklı, Kundak Dosya, Gömlek Dosya, Resmi Gazete Gömleği, Dosya Etiketi, Dosya Kutusu Etiketi, Arama-bulma Kartı, Deste ...
olarak bilgisayarlarda belirli bir amaca hizmet etmesi için sistemli olarak saklanmasıdır.
dosyalamada, konu başlıkları anlaşılır olmalı ve eksiksiz tanımlanmalı, belgelerin birden çok dosyaya konulması engellenmelidir. durumlarda farklı uygulamaları gerektiren bir sistem pek çok yanlışlığa yol açar. Kurulacak dosyalama sisteminde ana ve alt gruplar tanımlanırken, belli standartlara uyulması gerekmektedir.
Benzer sorularSıkça sorulan sorular
DuyuruReklam alanı
Popüler SorularSıkça sorulan sorular
© 2009-2024 Usta Yemek Tarifleri